Il problema: lo stesso dato, scritto due volte
Arriva un'email. Dentro c'è un PDF, a volte una scansione storta, a volte un Excel con colonne diverse dal solito. Qualcuno lo apre, cerca il cliente, traduce i codici articolo del cliente nei tuoi, controlla prezzi e date di consegna, digita tutto nel gestionale. Poi passa al successivo.
Ogni ordine sembra poca cosa. Ma è una perdita che non si ferma mai: ogni giorno, ogni settimana, ogni mese. E spesso a farlo è una persona esperta, che potrebbe seguire i clienti invece di ricopiare numeri.
Il bello, si fa per dire, è che il dato esiste già. Il cliente l'ha scritto, tu lo riscrivi. Lavoro doppio, pagato due volte, che non aggiunge nulla al prodotto né al servizio.
Quanto ti costa davvero
Il costo ha tre voci, e nessuna compare in una riga del bilancio.
- Il tempo: i minuti per ogni ordine, compresi i controlli, le telefonate per chiarire un codice e le correzioni.
- Gli errori: un codice sbagliato diventa una spedizione sbagliata. Poi arrivano il reso, la nota di credito, il nuovo trasporto e un cliente meno contento.
- L'attesa: quando gli ordini si accumulano, la conferma al cliente arriva tardi. Nei giorni di picco o durante le ferie, la coda si allunga.
Lo stesso vale per gli altri documenti che arrivano via email: DDT, conferme d'ordine dei fornitori, fatture. Ogni dato ricopiato a mano è tempo pagato due volte e un'occasione in più per sbagliare.
Fai il conto
Prendi un esempio con numeri di fantasia: 40 ordini a settimana, 8 minuti ciascuno tra lettura, inserimento e controllo. Sono 320 minuti, più di 5 ore ogni settimana. Su 46 settimane lavorative fanno circa 245 ore l'anno, solo per scrivere dati che esistono già.
Ora rifallo con i tuoi numeri. Quanti ordini ricevi davvero? Quanti minuti servono, compresi i casi difficili? Inseriscili nel calcolatore, aggiungi il costo orario di un dipendente per l'azienda e guarda quanto vale il tempo che perdi ogni anno. È una stima, da verificare sul processo reale, ma di solito basta per cambiare prospettiva.
Cosa fare subito
- Misura una settimana normale: quanti ordini, in quali formati, quanto tempo per ciascuno.
- Raccogli gli esempi: metti da parte un campione degli ordini veri, dai più semplici ai più disordinati.
- Annota gli errori ricorrenti: codici confusi, unità di misura, prezzi diversi dal listino.
- Scrivi le regole: quali clienti usano quali codici, quali eccezioni esistono. Se sono solo nella testa di una persona, sono a rischio.
- Decidi chi controlla: anche con l'AI, l'ultima parola deve restare a una persona.
La soluzione: il Pack Ordini
Con il Pack Ordini gli ordini dei clienti arrivano pronti nel gestionale. Il lavoro lo svolgono gli Agenti SAITEKO:
- FLUX legge ordini da email e allegati: PDF, scansioni, Excel, testo.
- BOLT-7 prepara l'ordine: abbina i codici alle tue anagrafiche e lo prepara nel gestionale, tramite importazione o API.
- Un tuo operatore conferma nella Console di revisione, con un clic, o corregge. Nessun dato entra nel gestionale senza la sua conferma.
Non devi cambiare gestionale. Ogni passaggio è registrato, i dati restano nell'Unione Europea e le correzioni servono a migliorare il processo nel tempo. Come processo aggiuntivo, il Pack può leggere anche altri documenti come DDT, conferme dei fornitori e fatture. In genere si parte in 3-6 settimane, a seconda del gestionale e della varietà dei documenti.
Nel tempo
Ogni mese ricevi un report con ordini elaborati, tempo risparmiato e correzioni: il guadagno si vede nero su bianco. Con l'abbonamento, gestione, aggiornamenti e consulenze sono inclusi. Se preferisci, scegli la licenza perpetua e aggiungi aggiornamenti e consulenze quando servono. In entrambi i casi l'investimento è concordato prima di partire, e il risparmio di tempo ti aiuta a calcolare l'ammortamento.
Vuoi vedere come funzionerebbe con i tuoi ordini? Richiedi una call: partiamo dai tuoi numeri.